DSMS einführen
Die DSGVO verlangt nicht nur, dass Sie ihre Vorgaben einhalten. Sie verlangt, dass Sie es belegen können. Genau daran scheitern Organisationen, die Datenschutz über Ordner, Tabellen und E-Mail-Verläufe organisieren: Die Arbeit ist getan, nur nachweisen lässt sie sich nicht. Ein DSMS einführen heißt, diese Nachweisführung vom Zufall zu lösen.
Was ein Datenschutzmanagementsystem leistet
Der Begriff klingt nach Software, meint aber zunächst etwas anderes: ein organisatorisches Instrument, mit dem die gesetzlichen und betrieblichen Datenschutzanforderungen geplant, organisiert, gesteuert und kontrolliert werden. Die Software ist das Werkzeug dazu – sie führt die Prozesse an einer Stelle zusammen, statt sie über Abteilungen zu verteilen.
Ein Punkt ist dabei erwähnenswert, weil er oft anders erwartet wird: In unserem System selbst werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Es verwaltet die Dokumentation über Ihre Verarbeitungen, nicht die Daten der betroffenen Personen.
Die Funktionen im Einzelnen
Risiken erkennen und priorisieren
Das System durchsucht Ihre erfassten Geschäftsprozesse nach datenschutzrechtlichen Risiken und meldet Abweichungen, sobald sie entstehen – nicht erst beim nächsten Audit. Ein Dashboard zeigt den aktuellen Stand, und die offenen Punkte sind nach Dringlichkeit sortiert, damit Sie wissen, womit Sie anfangen.
Dokumentation und Verarbeitungsverzeichnis
Alle datenschutzrelevanten Unterlagen liegen strukturiert und durchsuchbar an einem Ort. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO entsteht dabei nicht als einmaliges Dokument, sondern wird fortlaufend mitgeführt. Für die üblichen Dokumentationen stehen Vorlagen bereit, und ein Prüfschritt zeigt, wo noch etwas fehlt.
Externe Beteiligte einbinden
Auftragsverarbeiter, Berater und Dienstleister erhalten Zugang zu genau den Bereichen, die sie betreffen – über Freigabelinks, mit fein abgestuften Rechten. Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert. Das ist weniger eine Bequemlichkeit als eine Notwendigkeit: Ohne Protokoll lässt sich später nicht rekonstruieren, wer was verantwortet hat.
Onboarding neuer Mitarbeitender
Neue Beschäftigte werden digital eingeladen und durchlaufen die erforderlichen Schritte online: Verträge elektronisch unterzeichnen, Datenschutzschulung absolvieren, Zertifikat erhalten. Das System dokumentiert jeden Schritt und erinnert an offene Aufgaben und ablaufende Schulungsfristen.
Für wen sich das DSMS einführen lohnt
Mittelständische Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden. Hier ist der Datenschutzaufwand zu groß für Nebenbei-Verwaltung und zu klein für eine eigene Abteilung. Das System schließt diese Lücke, ohne dass Sie eigene IT-Infrastruktur aufbauen müssen.
Wachsende Start-ups. Wer die Struktur früh anlegt, muss sie später nicht nachrüsten. Das ist der günstigere Weg – nachträgliche Dokumentation ist regelmäßig teurer als laufende.
Preis und Module
Das DSMS ist ein Modul des Compliance Navigators. Daneben stehen ein Informationssicherheitsmanagementsystem und ein Hinweisgebersystem nach HinSchG zur Verfügung.
| Umfang | Preis pro Monat |
|---|---|
| ein Modul | ab 39 € |
| zwei Module | 58 € |
| drei Module | 97 € |
Die Preise gelten unabhängig von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden. Alle Funktionen der Software
Kontakt
Sie wollen sehen, wie das System im Betrieb aussieht, bevor Sie entscheiden? Wir zeigen es Ihnen an Ihren eigenen Prozessen.
- Telefon: +49 6188 99 04 36
- E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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