Compliance-Software: Kosten und Pakete

Wer Angebote vergleicht, findet Jahreslizenzen zwischen 3.000 und 15.000 €. Diese Spanne sagt wenig, solange unklar bleibt, was darin enthalten ist und was später hinzukommt. Wir rechnen deshalb nach Modulen ab: Die Compliance-Software Kosten ergeben sich allein daraus, wie viele Bereiche Sie abdecken.

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Was der Compliance Navigator kostet

Diese Preise gelten unabhängig von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden. Es gibt keinen Aufschlag je Nutzer und keine Staffel nach Unternehmensgröße.

Enthalten sind: Zugang zur Software, regelmäßige Updates und Support.

Zusätzlich enthalten, sofern wir bei Ihnen als Beauftragte benannt sind – als Datenschutzbeauftragter, Informationssicherheitsbeauftragter oder Meldestellenbeauftragter: die E-Learning-Plattform mit den Grundkursen.

Zur Wahl stehen die Kernmodule DSMS, ISMS und Meldestelle sowie die Zusatzmodule KI-Governance und Web-Compliance. Sie beginnen mit einem Modul und buchen weitere hinzu, wenn der Bedarf entsteht. Alle Funktionen ansehen

Wovon der Preis abhängt

Bei uns von einer einzigen Größe: der Anzahl der Module.

Was den Einführungsaufwand beeinflusst, ist eine andere Frage. Hier spielen mehrere Faktoren hinein, ohne dass sie den Lizenzpreis verändern:

• wie viele Standorte und Gesellschaften abzubilden sind
• wie komplex Ihre Datenverarbeitung und Ihre Prozesse sind
• wie weit Ihre Dokumentation bereits gediehen ist
• ob Sie in einer regulierten Branche arbeiten, etwa im Gesundheitswesen oder im Finanzsektor

Einzellösungen oder eine Plattform

Für jeden Bereich das jeweils beste Werkzeug zu wählen, klingt nach der professionellen Lösung. Die Rechnung geht selten auf.

Die Lizenzkosten summieren sich. Viele Anbieter verlangen je Modul zwischen 3.000 und 10.000 € im Jahr. Bei drei Bereichen liegen Sie damit im fünfstelligen Bereich, bevor überhaupt jemand mit dem System gearbeitet hat.

Der Pflegeaufwand vervielfacht sich. Eine Software zu lizenzieren genügt nicht – jedes System braucht aktuelle Mitarbeiterdaten, Abteilungsstrukturen und Prozesse. Wird jemand eingestellt, ist der Datensatz in jedem System anzulegen. Ändert sich ein Bereich, ist die Änderung überall nachzuziehen. Nach unserer Erfahrung binden getrennte Systeme drei bis fünf Stunden im Monat allein für den Abgleich.

Auswertungen werden zur Handarbeit. Steht eine Prüfung an, müssen die Berichte aus mehreren Systemen zusammengetragen werden. Das kostet Stunden – jedes Mal.

Die Verträge laufen auseinander. Unterschiedliche Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln machen die Planung schwer.

Dem gegenüber steht die gemeinsame Plattform. Ihr entscheidender Vorteil liegt in der zentralen Nutzerverwaltung: Personio, SAP SuccessFactors oder Azure Active Directory lassen sich per Schnittstelle anbinden; die Personaldaten gleichen sich danach von selbst ab. Eine Änderung im HR-System gilt sofort in allen Modulen. Auch die Auswertung ändert sich – Geschäftsführung und Aufsichtsgremien rufen den Compliance-Stand konsolidiert ab, statt ihn zusammenzusuchen.

Betrieben wird die Plattform in deutschen Rechenzentren, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einer Verfügbarkeit von 99,9 %.

Ab wann sich Compliance-Software lohnt

Vorgeschrieben ist keine Software. Vorgeschrieben ist die Dokumentation – und die Fähigkeit, sie im Prüfungsfall vorzulegen. Ab welcher Größe das ohne Werkzeug nicht mehr gelingt, lässt sich grob eingrenzen:

Ab etwa 50 Mitarbeitenden wird die Verwaltung über Tabellen und E-Mail-Archive fehleranfällig. Ab etwa 100 Mitarbeitenden ist eine zentrale Plattform kaum noch zu ersetzen.

Unabhängig von der Größe wird Software nötig, sobald bestimmte Pflichten greifen: wenn ISO-27001-Maßnahmen zu belegen sind, wenn Anfragen betroffener Personen fristgerecht bearbeitet werden müssen oder wenn eine interne Meldestelle zu betreiben ist – letzteres ist ab 50 Beschäftigten Pflicht.

Wer die Software bedient

Der externe Datenschutzbeauftragte muss eine natürliche Person sein. Software ist demgegenüber ein Werkzeug, das verschiedene Rollen nutzen: der interne Datenschutzkoordinator, der Informationssicherheitsbeauftragte, die Geschäftsführung oder eine Compliance-Abteilung.

Fachliche Grundlagen sind dafür nötig – oder die Software führt durch den Prozess, über Checklisten, Vorlagen und vorgegebene Abläufe. Beides lässt sich kombinieren: Ein externer Beauftragter kann auf dieselbe Plattform zugreifen wie Ihr internes Team.

Wechsel von einer anderen Lösung

Drei Fragen sind vorab zu klären.

Wie kommen Sie aus dem bisherigen Vertrag? Ein Lizenzvertrag ist in der Regel mit drei bis sechs Monaten ordentlich kündbar – anders als bei einem internen Datenschutzbeauftragten, den ein besonderer Kündigungsschutz schützt.

Welche Fristen gelten? Das steht im Lizenzvertrag. Achten Sie auf Jahreslaufzeiten mit automatischer Verlängerung; eine versäumte Frist bindet Sie ein weiteres Jahr.

Was muss die neue Lösung besser können? Nennen Sie dem neuen Anbieter, was Ihnen gefehlt hat. Die üblichen Punkte sind komplizierte Bedienung, fehlende Module, schwacher Support und Folgekosten, mit denen niemand gerechnet hat.

Was ohne Dokumentation droht

Der Bußgeldrahmen der DSGVO reicht bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Art. 83 Abs. 5 DSGVO). In der Praxis liegen die Beträge meist deutlich darunter. Drei Größenordnungen aus dem Bestand:

Hinzu kommen Folgen, die sich schlechter beziffern lassen: beschädigtes Vertrauen bei Kunden und Schadensersatzforderungen betroffener Personen.

Woran Sie eine geeignete Software erkennen

Revisionssichere Dokumentation. Alles, was compliance-relevant ist, muss nachvollziehbar und unveränderbar festgehalten werden – das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ebenso wie ISO-27001-Controls und Meldungen nach HinSchG.

Workflow-Management. Wiederkehrende Aufgaben gehören automatisiert: Schulungen zuweisen, Löschfristen überwachen, Betroffenenanfragen bearbeiten.

Kontakt

Sie wollen wissen, welche Module Sie tatsächlich brauchen? Das klären wir im Gespräch – und zeigen Ihnen das System an Ihren eigenen Prozessen.

• Telefon: +49 6188 99 04 36
• E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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